Data dalam organisasi yang dianggap sebagai sumber daya dasar yang penting. Bagi semua organisasi tugas utama yang harus dilakukan adalah mengumpulkannya dan menggunakannya untuk kebutuhan bisnis. Bentuk umum menyimpan data berubah dari buku besar ke berkas komputer. Saat organisasi berkembang, kesulitan untuk mengelola data dengan volume yang besar menjadi meningkat. Hal ini menuntut perlunya DBMS untuk melakukan fungsi-fungsi pengelolaan data dan menjadikannya tersedia bagi pemakai. Secara umum, kelebihan pemanfaatan sistem basis data dibanding sistem tradisional adalah bersifat kompak, tidak menjemukan, cepat, akurat, mutakhir.
Tanpa mengabaikan komponen lainnya, keberhasilan sebuah SIM sangat bergantung pada basis data yang digunakan. Basis data yang lengkap, akurat, mudah digunakan, dan efisien akan meningkatkan kualitas SIM. Adalah penting untuk menyusun basis data yang baik dan benar, agar mampu memenuhi semua / sebagian besar kebutuhan informasi bagi para pemakai dan pengambil keputusan.
Bekal yang sangat berharga akan diperoleh bagi para mahasiswa atau siapapun yang akan terjun dan berkecimpung dalam dunia pengolahan data, SIM, dan basis data, apabila mampu memahami aspek teori dan konsep basis data. Mempelajari teori dan konsep akan memberikan dasar, memberikan arah berpikir, bersikap dan bertindak secara obyektif dalam menghadapi perkembangan dan kemajuan ilmu pengetahun dan teknologi. Pemahaman yang kuat tentang konsep basis data akan menghindari kerancuan, kebingungan, dalam menerima teknologi baru yang berkembang pesat dan semakin cepat. Mempelajari teori dan konsep basis data akan memberikan kerangka kerja dan berpikir sehingga mampu menyederhanakan suatu persoalan kompleks menuju penyelesaian yang efektif dan efisien. Ini jauh lebih bermanfaat, karena akan membantu dalam menyusun pengalaman lampau dan meringkasnya untuk kepentingan yang akan muncul dan harus dihadapi pada saat ini dan mendatang. Pemahaman yang komprehensif tentang konsep basis data ini akan memerlukan dukungan pemahaman tentang beberapa hal, antara lain:
1. Aplikasi basis data
2. Bahasa SQL
3. Manajemen basis data
4. Manajemen dan bisnis
5. Software basis data
6. Hardware / teknologi informasi
Materi tentang aspek-aspek pendukung tersebut dapat dijumpai dalam buku-buku yang telah banyak beredar saat ini.